Excel-Vorlage für die Product Backlog Priorisierung und Releaseplanung

veröffentlicht am 02. Jul, 2011 in Organisation, Product Backlog, Produktivität, Produktmanagement, Scrum, Software

Für alle Product Owner, die noch nach einem pragmatischen Tool zur Release Planung und zur Unterstützung der Product Backlog Priorisierung suchen, stelle ich gerne meine Excel / Google Docs Product Roadmap – Vorlage zur Verfügung, die sich in den letzten Monaten für mich als hilfreich und praktikabel herausgestellt hat. Schauen wir uns Schritt für Schritt für Kernelemente der “Product Roadmap” an, damit Sie die Vorlage sofort produktiv einsetzen können.

Struktur

Grundsätzlich besteht das Template aus den 3 Kernelementen: “Theme Data”, “Scoring” und “Timetable” (von links nach rechts).

Theme Data

Die Spalten im Bereich “Theme Data” (links) bündeln alle Meta-Informationen zu einem Theme:

ID: Eindeutiger und dauerhafter Schlüssel für ein Theme.
Theme: Bezeichnung des Themes.
Owner: Verwantwortlicher / Initiator und damit erster Ansprechpartner bei Fragen.
Added: Datum, an dem die Initiative zum Backlog hinzugefügt wurde. Dies ist vor allem hilfreich, wenn man irgendwann mal das Backlog aufräumen und “Karteileichen” entfernen will.

An dieser Stelle ein paar zusätzliche Erklärungen: Ein Theme ist die Gruppierung von logisch zusammenhängenden User Stories. Ich arbeite auf der Ebene der Priorisierung und Releaseplanung nicht mit User Stories, sondern mit ebenjenen Themes und richte mich damit nach dem Empfehlungen von Mike Cohn. Ein Theme repräsentiert dabei in aller Regel ein MMF (Minimum Marketable Feature), auch, wenn letztendlich mehrere User Stories zu dessen Realisierung erforderlich sind. Schlussendlich macht die Bearbeitungsreihenfolge der User Stories innerhalb eines Themes keinen Unterschied mehr und ist stattdessen häufig von logischen Abhängigkeiten unter den Stories geprägt. Die einzelnen User Stories zu den Themes verwalten ich in anderen Systemen oder in einen anderen Tabellenblatt. Wichtig ist dabei nur, das die Verbindung von Themes und User Stories gegeben ist. Durch den Einsatz einer eindeutigen und dauerhaften ID für jedes Theme ist das ja allerdings kein Problem. Es wäre aber natürlich auch denkbar, die Vorlage direkt mit User Stories zu füllen. Fühlen Sie sich also frei, die Vorlage so zu verwenden, wie sie für sie zweckmäßig ist.

Scoring

Über das Scoring wird die Wichtigkeit eines Themes bestimmt und damit dessen Priorität und Position auf der Roadmap. Je wichtiger ein Theme, desto schneller wird es umgesetzt. Da der Scoring-Prozess etwas sehr individuelles ist, hier ein paar Fragen, die Sie zunächst für sich beantworten sollten:

Welche Eigenschaften eines Themes haben Einfluss auf die Bewertung der Priorität? Ich verwende etwa die folgenden Eigenschaften nach denen alle Themes bewertet werden: “Strategic Fit”, “Revenue” und “Costs (oder: Aufwand)”.
Welches Gewicht haben die Eigenschaften jeweils? Der Einfachheit halber bin ich dazu übergegangen, alle Eigenschaften mit dem gleichen Gewicht auszustatten. Das muss allerdings nicht so sein und Sie können die Gewichtung entsprechend problemlos in der Vorlage justieren.
Welche Werte pro Eigenschaft sind möglich? Ich nutze, analog zum Vorgehen bei der Aufwandsschätzung von User Stories, die bekannte, an die Fibonnaci-Folge angelehnte Staffelung: 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13 (und gelegentlich: 20). Sie können allerdings auch Werte von 1 bis 5 oder sonstige numerische Reihen Ihrer Wahl verwenden.
Wer setzt die Bewertungen wann fest? Legen Sie als Product Owner die Bewertung alleine fest? Oder agieren Sie in einem komplexeren Umfeld und benötigen einen Product Council zur Bestimmtung der Prioritäten?

Das Scoring-Element lässt sich übrigens auch reduziert darstellen und gibt dann nur noch den errechneten Gesamtscore pro Theme aus. Das ist oftmals vollkommen ausreichen und gibt insb. dem Timetable mehr Platz auf dem Screen.

Timetable

Auf Basis der Kosten- /Aufwandsbewertung im Scoring können nun unter Berücksichtung der ermittelten Velocity des Realisierungsteams und einem auf diesem Wert definierten “Wechselkurs” für Theme Points und Story Points die einzelnen Initiativen auf die Zeitleiste projiziert werden. Im Timetable ist zudem markiert, welche Blöcke/Themes bereits erledigt sind (grün) und welche noch ausstehen (grau). Zusätzlich kann die aktuelle Kalenderwoche in der Spaltenüberschrift farblich hervorgehoben werden. Das erleichtert die tägliche Arbeit mit dem Dokument.